某市出入境管理处

讲述人:某市出入境管理处负责人

面临困境

窗口工作人员外语能力不够,接待外国人的服务流程复杂

会多语的人员编制不够

使用结果

简化涉外接待的流程,大大提高办事效率,缓解了窗口的人员压力

背景

作为出入境管理部门,我们会接待大量的外国人,替他们解决出入境登记、居住停留、签证过期、护照遗失等日常问题。

涉外接待给我们的工作带来了很大挑战,工作人员语言能力、接待流程、外国游客来窗口办事的不确定性、窗口部门用人压力等, 都对我们的工作提出新的要求。

使用情况

每次窗口来外国人,因为语言不通,我们的接待流程都会变慢。尤其是讲小语种的,接待工作耗时会更长。即便都是一些比较常规的流程性的沟通内容,但因为语言不通,每个小问题都要折腾好几遍才能到下一个流程,特别影响工作效率。

而且这些外国人一般说来就来了,我们既不知道他们会说哪种语言,也不知道他们何时会来,这样也就没法提前准备翻译。调翻译也是个头疼的事儿,一来会外语的人员有限,二来语种有限。会外语的同事更多会使用的是英语,像西班牙语、阿拉伯语,还是得借助网络翻译,其实也不准,没法根本上高效解决问题。

所以我们对翻译的需求,有很大的随意性(主要体现在时间和语种上),通过安排专人翻译这一办法是无法解决的。而自从引入TransnBox后,这款产品的特性和功能非常好地解决了我们这一问题。

1、30S内就可以连线一个翻译官,从及时性上来讲,很好地应对了窗口随时会来外国人的这一特殊需求。

2、中-外12语种翻译,能够满足大多数来窗口寻求服务的外国人的语言需求。

3、真人翻译,在专业性、准确性上,更有保障,相比机器翻译或者App翻译,也更值得信赖。

借助TransnBox的语言解决方案,基础服务接待能力提高了将近1/3,且极大释放了人力。我们成功将涉外接待窗口的办事流程简化,缓解了服务高峰期咨询压力过大、等待及解决问题耗时过长的现状,极大提高涉外接待能力及服务效率。